Przedsiębiorcy mają obowiązek zbierania dokumentów firmowych oraz ich klasyfikację i zabezpieczenie przez określony czas. Muszą je odpowiednio przechowywać w razie ewentualnych kontroli ze strony Urzędu Skarbowego, ale nie tylko. Jak zatem wygląda archiwizowanie dokumentów? Co należy wiedzieć, aby zrobić wszystko zgodnie z prawem?
Archiwizacja dokumentów – dlaczego jest to ważne?
Trzeba pamiętać, że przede wszystkim istnieje obowiązek prawny przechowywania dokumentów firmowych, m.in. ustawa z 2018 r. o archiwizacji dokumentów pracowniczych. Ponadto odpowiednia archiwizacja może zapewnić bezpieczeństwo poufnym informacjom, których wyciek mógłby wiązać się ze zdradzeniem tajemnic handlowych lub mógłby naruszać RODO. Zatem jeśli się prawidłowo zarządza dokumentami, można spać spokojnie bez obaw zarówno jeśli chodzi o aspekty prawne jak i o niespodziewaną kontrolę skarbową.
Jak archiwizować dokumenty?
Przy archiwizowaniu dokumentów ważne jest, aby zgromadzone zasoby były właściwie uporządkowane, zabezpieczone przed zniszczeniem oraz aby dostęp do nich był wygodny. Odpowiednia archiwizacja sprawi, że będą mogły one w stanie przetrwać w dobrym stanie przez długi okres czasu.
Pierwszym krokiem jest przejrzenie wszystkim papierów oraz ocena, które są niezbędne do funkcjonowania firmy, które mamy obowiązek przechowywać, a które mogą zostać zutylizowane. Trzeba przy tym pamiętać, aby te ostatnie zniszczyć we właściwy sposób – w niszczarce o odpowiedniej grubości cięcia, tak aby nie dało się odczytać danych osobowych. Następnie warto podzielić dokumenty według kategorii oraz przypisać je do odpowiednich grup (np. dane pracowników, dokumenty księgowe), a potem czytelnie oznaczyć.
Archiwizowanie dokumentów a klasyfikacja
Oznaczenia literowe znacznie ułatwiają klasyfikację, wyszukiwanie odpowiednich dokumentów oraz precyzują kiedy można je poddać ewentualnej utylizacji. Używa się następujących symboli:
- A – dokumenty, których się ich nie niszczy,
- B – w ten sposób oznacza się dokumentację niearchiwalną,
- Bc – tym symbolem oznacza się dokumenty, które można zniszczyć po wykorzystaniu (np. w zwykłej niszczarce biurowej),
- B + cyfra – jest to dokumentacja, którą archiwizuje się przez określony czas (cyfra oznacza jakiego okresu dotyczy),
- BE + cyfra – są do papiery, które po x latach należy przejrzeć ze względu na treść i następnie zdecydować o ewentualnej zmianie klasyfikacji lub ich zniszczeniu.
Jak długo archiwizować dokumenty?
Zasadniczo większość dokumentów firmowych należy przechowywać 5 lat, nawet w sytuacji zamknięcia, czy zawieszenia firmy. Jednak warto wspomnieć, że niektóre dokumenty należy archiwizować 10 lat, a w niektórych przypadkach (w sytuacji wykroczenia skarbowego, wszczętego postępowania w sprawie o przestępstwo) nawet i dłużej.
Jakie dokumenty archiwizować 5 lat?
Jesteśmy w obowiązku poddać procesowi 5 letniej archiwizacji następujące dokumenty:
- roczne sprawozdania finansowe,
- księgi rachunkowe,
- księgi przychodów i rozchodów,
- wszystkie faktury,
- dowody księgowe i sprawozdania,
- zakładowy plan kont,
- dokumenty rozliczeniowe ZUS DRA, dokumenty korygujące, raporty imienne (które były przekazane do ZUS od początku 2012 r.)
- dokumenty zgłoszeniowe do ZUS,
- rejestry i ewidencje podatkowe,
- dokumenty inwentaryzacyjne.
Jakie dokumenty archiwizować 10 lat?
Z kolei przez 10 lat trzeba przechowywać:
- dokumenty rozliczeniowe ZUS DRA, dokumenty korygujące, raporty imienne (które były przekazane do ZUS do końca 2011 r.),
- zgłoszenia ZUS IWA,
- listy płac oraz dokumentację wynagrodzeń pracowników.
Jeśli zaś chodzi o pracowników, którzy byli zatrudnieni przed 01.01.1999 r. sytuacja wygląda inaczej – wtedy dokumenty firmowe należy archiwizować 50 lat.
Archiwizacja i przechowywanie dokumentów – gdzie najlepiej?
Istnieje kilka miejsc, w których dopuszczalne jest przetrzymywanie dokumentów firmowych:
- siedziba firmy,
- miejsce wykonywania działalności gospodarczej,
- specjalistyczna firma archiwizująca dokumenty,
- biuro księgowe (przechowywujące wyłącznie dokumenty księgowe).
W praktyce, ważniejszy jest sposób archiwizacji dokumentów, a mianowicie, żeby mieć do nich łatwy i szybki dostęp, a z drugiej strony aby uniemożliwić nieupoważnione rozpowszechnienie dokumentów.
W czym archiwizować dokumenty?
Archiwizowanie dokumentów w formie papierowej
Najlepiej sprawdzą się odpowiednio oznaczone segregatory, które następnie zostaną włożone do pudeł archiwizacyjnych. Jest to najprostszy sposób na uporządkowanie dokumentacji. A poprzez dobrane opisy i segregację według dat można łatwo znaleźć to, czego się szuka. W przypadku zasobów informacji w formie papierowej ważne jest także zapewnienie odpowiednich regałów, szafek oraz suchego pomieszczenia, w którym nie zalęgnie się pleśń.
Archiwizowanie dokumentów elektronicznych
Archiwizacja i przechowywanie dokumentacji cyfrowej może się odbywać za pośrednictwem usługi typu “chmura danych”. Takie informacje można też trzymać na firmowych serwerach. Kolejnym sposobem jest użycie zewnętrznych nośników pamięci takich jak np. pendrive, czy dyski twarde.
Warto zaznaczyć, że nie wszystkie dokumenty można przechowywać w formie elektronicznej. Ustawa o rachunkowości wymienia papiery, które dopuszcza w takiej formie, a są nimi m.in. deklaracje podatkowe, księgi rachunkowe, wyciągi bankowe, dokumenty kasowe i ich kopie.
